PANGKALPINANG — Dokumen yang sudah diteken rapi lalu dikembalikan bank tanpa penjelasan memadai bukan kejadian langka. Proses pencairan tertunda berhari-hari, kontrak belum bisa jalan, dan tim internal saling melempar tanggung jawab. Pada kasus terburuk, dokumen harus diterbitkan ulang dari awal dan biaya meterai yang sudah terpakai tidak bisa ditarik kembali.
Sebagian besar penyebab penolakan sebenarnya bisa dicek sendiri sebelum berkas dikirim. Pemeriksaan hasil tanda tangan digital hanya butuh beberapa menit. Langkah singkat itu memutus bolak-balik yang menghabiskan waktu semua pihak.
Penolakan tidak selalu berarti dokumen bermasalah. Ada dua jenis yang penanganannya sama sekali berbeda, dan keliru mengenalinya membuat perbaikan salah arah.
Penolakan teknis muncul ketika sistem verifikasi menemukan kejanggalan pada berkas. Penolakan kebijakan terjadi ketika prosedur internal mitra memang belum menerima dokumen elektronik. Jenis kedua tidak bisa diselesaikan dengan mengganti cara penandatanganan.
Penolakan kebijakan biasanya butuh waktu lebih panjang karena jalurnya lewat pembicaraan antar bagian legal, bukan perbaikan berkas. Menyiapkan penjelasan singkat soal dasar hukumnya sering mempercepat pembahasan.
Mintalah keterangan tertulis dari pihak yang menolak. Bila alasannya menyebut status tanda tangan atau sertifikat, persoalannya teknis. Bila yang disebut ketentuan internal, jalan keluarnya diskusi kebijakan.
Pemeriksa biasanya membuka dokumen memakai pembaca PDF standar. Dari sana terlihat apakah tanda tangannya sah, tidak dikenali, atau bermasalah. Berikut penyebab yang paling sering muncul di lapangan:
Penyebab keempat yang kerap terlewat adalah perbedaan penyedia layanan tanda tangan digital antara pengirim dan pemeriksa. Sistem verifikasi mitra bisa saja tidak mengenali sertifikat dari penyedia tertentu meski dokumennya sah secara hukum.
Memeriksa hasil tanda tangan digital sebelum berkas dikirim mencegah dokumen kembali dengan alasan yang tidak jelas. Pemeriksaan ini juga memastikan sertifikat masih berlaku pada saat dokumen diterima, bukan hanya saat diteken.
Untuk dokumen bernilai besar, simpan salinan asli yang belum dikompres sebagai arsip. Bila mitra meminta versi lain, konversi dilakukan dari salinan asli, bukan dari berkas yang sudah melalui beberapa kali penggabungan.
Buka dokumen dengan pembaca PDF standar dan pastikan status tanda tangan terbaca sah. Cek masa berlaku sertifikat penandatangan. Hindari mengompres atau menggabung ulang berkas setelah diteken.
Jika mitra menyebut ketentuan internal sebagai alasan penolakan, siapkan penjelasan singkat soal dasar hukum tanda tangan elektronik. Pembahasan lewat jalur legal biasanya lebih cepat selesai dibanding memperbaiki berkas yang sebenarnya sudah sah.